Office 2000实用技巧大放送 [复制链接]

电脑应用频道里面有非常丰富的办公软件技巧文章，今天我们推出的这篇文章发掘了很多在Office工具集中鲜为人知的小秘密。在你仔细阅读完之后，一定会惊呼：原来Office里有这么多的地方我没有注意到，真是“踏破铁鞋无觅处，得来全不费工夫”。下面就让我们仔细看看这篇好文吧！
实时翻译工具


你的计算机装了实时翻译的软件吗？一旦他们运行也消耗了不少的内存空间，一般不专门翻译就不用他们。可是您阅读文档碰到不懂的英文，你如何做呢？Word2002可以完全消除你的烦恼。您只需单词上单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“翻译”命令。在图中，屏幕右侧的“翻译”窗格中，立刻显示出了该单词的中文解释，同时还有大量的短语及例句。当然你也可以选中中文“翻译”成英文，而且可以“通过Web翻译”达到最佳的翻译效果。

您也可在窗格最上面的“文字”输入框中，手动输入要查的单词，输入完后直接回车，在“结果”窗口中就会显示出该单词的中文意思。 另外，Word2002还提供了英汉互译功能，在“翻译”任务窗格的“字典”一项的下拉列表中，选择“中文(中国)到英语(英国)”，选中文章中的一个中文单词，同样在单词上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“翻译”命令，在右侧的“翻译”窗格中，已经显示出了该单词的英文翻译(如图1)。



格式刷巧利用


文字拷贝很容易，可如何能将文字格式“拷贝”给其他内容呢？您只需用格式刷就是工具栏上这个按钮，格式刷的作用，顾名思义，是“刷”格式用的，它可以快速地复制格式。首先选中已经设置好格式的文字，点一下工具栏上的“格式刷”按钮，这时鼠标就变成了一个刷子形，按住鼠标左键，用这把刷子“刷”过要复制格式的文字，被刷的文字样式改变了，鼠标也恢复了原样，这样就完成了格式的复制。聪明的你一定看出了这种方法的缺点，这样复制格式，每次只能将格式复制一次，如果要多次复制同一个格式，怎么办呢？方法很简单，选中设置好格式的文字，这次双击“格式刷”按钮，鼠标又变成了刷子形状，现在你就可以随心所欲的将其它文字复制成这种格式了，复制完后，再次单击“格式刷”按钮，就可以恢复正常的文字编辑状态了。这就是“格式刷”按钮的使用方法，单击可以复制一次格式，双击可以连续复制格式。

两栏插入页码


你是否注意到，在Word2000中将文档分成两栏，然后在插入页码时，每页两栏只有一个页码。然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如再打试卷、文件等时，一般都是将纸张大小设置成8开纸，然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的插入页码方法将不能实现。其实计算机也能自动完成。


(1)将文档的栏数设置成一栏。点击菜单【格式】【分栏】，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏吧。


(2)接下来进行页面设置。选择【文件】|【页面设置】，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8开纸设置成：宽38cm，高26.5cm，然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，再将“拼页”选中。


(3)选择【插入】|【页码】，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”和“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起始页码”，两次点“确定”。

自动编写目录


好不容易写了一篇很多页的论文，想不想为它加一个目录，放心吧！不用你手动添加目录，Word2002可以自动帮你添加。打开要制作目录的文档，选择“插入”菜单中的“引用”选项，在从子菜单中选择“索引和目录”项(如图2)，弹出“索引和目录”对话框，一般使用默认的选项和设置就可以，单击“确定”按钮，咱们先看一下效果。看！目录做好了，怎么样？没想到这么快吧！现在，按住“Ctrl”键，再点击相应的标题，就可以跳到标题内容所在的页了。使用起来是很方便的，试试吧！当然你也要养成习惯，将内容用正文格式，标题用标题格式，这样做成的目录就非常好(如图3)。




多文档共浏览


我们要打开多个文档，往往一个一个地打开，这样比较麻烦。现在有一个简单的方法，在资源管理器中选定多个要打开的Word文档，然后右击打开右键菜单，再执行其中的“打开”，这样就能够将选定的Word文档一齐打开。由于每个打开的Word文档都在任务栏上放一个最小化按钮，所以可通过这些最小化按钮来切换浏览，进而找到需要的信息。


打开了多个Word文档以后，保存或者关闭起来就成了问题，逐个地进行当然太繁琐，这里也有一个窍门，就是按住【Shift】键以后再打开Word 2000工作窗口里的“文件”菜单，就会发现里面出现了“全部保存”和“全部关闭”指令，用这些指令可以同时保存和关闭所有当前打开的Word文档。


如果觉得将多个Word文档同时打开来浏览，还是不那么方便，那么这里还有更好的方法。执行“文件/打开”指令，打开对话框。看到对话框中文档列表区域右上方的那个“视图”按钮了吧？单击这个按钮可以改变对话框的显示方式。一共有4种显示方式可供使用，其中的一种就是“预览”(如图4)。在预览中，对话框分割为两个主要的区域，左边的是文档列表区域，右边的是文档内容显示区域。在列表区域单击选定一个文档，该文档的内容就显示在右边供浏览。由于通过列表可以方便地切换当前的焦点文档(鼠标点击或者用键盘上的箭头键来选择)。另外，浏览的时候，文档内容显示区域能够自动折行，进而显示每个内容行的完整内容，再加上文档内容显示区域支持上下的滚动操作，因此可以很方便地浏览整个Word文档的内容。



稍微研究一下您就会发现，Word不但能够浏览Word文档、文本文档等，而且还能够浏览图片文件。您需要做的就是通过对话框里的“查找范围”框打开相应的文件夹，文件夹中可以浏览的文件就会在对话框的文档列表里显示出来，再选定要查看的文件，即可在对话框中显示出文件的具体内容。虽然，资源管理器本身也具有图像文档预览功能，但需要最大化其工作窗口才行，而且显示的图片太小，有时候甚至看不清其内容。注意：使用Word 2000的文档内容浏览功能，缺点是不能对显示出来的文档直接进行编辑操作；使用Word 2000浏览图片文件的时候，也不支持右键菜单指令将图片设置为壁纸之类的操作。

定制命令按钮


为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上，使它变成一个按钮命令。具体操作步骤如下：


(1)首先在中文Word2000菜单中依次选择“工具栏”/“自定义”命令，程序将弹出一个自定义对话框。


(2)然后 在“自定义”设置窗口中选择“命令”标签，并移动光标条到“类别栏中的“字体”设置项，在“字体”设置 项中列出了Windows操作系统中已经安装了的所有字体(如图5)。



(3)这时我们就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。
当然我们也可以将其他功能拖到工具栏上。

“替换字体”功能


如果你的Word文档用了“魏碑”字体，而在另一台计算机上没有这种字体，你要如何解决呢？虽然Word不能完全解决，但它可以用最接近的字体来替代。


(1)单击“文件”菜单的“打开”命令，将包含有无效字体(即本计算机没有安装的字体)的文档调入内存，此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体；


(2)单击“工具”菜单的“选项” 命令，系统弹出“选项”对话框；


(3)接着在“选项”对话框中单击“兼容性”标签，程序将打开如图6所示的界面；



(4)单击“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“Word不需要进行字体替换 ，文档中的所有字体都是有效的”的提示，否则将会弹出”替换字体”对话框，要求用户进行字体替换工作；


(5)“替换字体”对话框的“文档所缺字体”框中将显示出所有本篇文档中使用了，而该计算机上 又没有安装的字体，并将同时显示出Word缺省的替换字体(系统缺省的替换字体一般多为宋体)；


(6)从“文档所缺字体”框中选择某种无效的字体(如“微软简楷体”)；


(7)单击“替换字体” 下拉框，从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以替换“微软简楷体”的字体，如“楷体”，这样即可令Word用“楷体”来代替“微软简楷体”进行显示及打印；


(8)采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。

动态连接功能


用PowerPoint汇报材料时，我们总希望内容是最新的，可是制作和正式演示之间有时间的差异，怎样能在播放PowerPoint文件时，保证表格中的数据是最新的呢？这正是动态链接功能的魅力所在。


首先，将数据输入到Excel中，建立一个工作表，然后在PowerPoint中，打开“插入”菜单，选择“对象”选项，在“插入对象”对话框中(如图7)，将“根据文件创建”单选按钮选中，单击“浏览”按钮，找到要链接的Excel工作表文件，选中“链接”前的复选框，单击“确定”按钮，在PowerPoint中，就插入了一个看似普通的表格。现在你可以随意修改Excel工作表中的数据，在播放幻灯片时，只要在表格上，单击鼠标右键，选择“更新链接”。表格中的数据，就是最新的了，怎么样，满足你的要求了吧？



最后还要提醒你一点，如果要在其它计算机上播放链接了Excel工作表的幻灯片文件，必须将Excel文件和PowerPoint文件一起复制到那台计算机中，否则就不能更新数据了。

打包演示文稿


您用PowerPoint 2002制作了一个非常好的幻灯片(因为它的动画功能极强)，可别人都没有PowerPoint 2002，你要播放它，就必须用将“PowerPoint 播放器”打包，并将播放器和演示文稿放在同一张软盘内，然后将播放器和演示文稿一起解压缩。这样就能在另一台计算机上放映幻灯片。也可以创建一份播放列表和播放器一起使用，以便依次运行多个演示文稿。如果机器上安装了播放器，则播放器会放在硬盘的“Program Files\Microsoft Office\Office\Xlators”文件夹内。如何“打包”？


执行Power Point 2000的“文件”菜单下“打包”命令，就会出现“打包向导”，按向导提示进行(如图8)。
在操作过程中应选中“包含链接文件”和“嵌入TrueType字体”，选中“Windows 95或NT的播放器”，这样就把演示文稿压缩成Pngsetup.exe和 pres0.ppz两个文件，运行Pngsetup.exe将压缩包解压到指定目录，则该目录的文件中有Ppview32.exe，playlist.lst和被打包的演示文稿三个文件，运行Ppview32.exe文件，就可以显示打包的演示文稿了。



注意：压缩过的 Web 演示文稿在解压缩时，会转变成 Microsoft PowerPoint 演示文稿而不是 Web 演示文稿。“打包”向导不能包含具有内置版权限制的TrueType字体。可以编辑playlist.lst文件创建播放列表。 剪贴画换颜色


在Office中，剪贴画是简易而且又实用。但有时我们想改变它的颜色，这时就可以用“图片”工具栏中，有个“重新着色”功能。


(1)打开“插入”菜单，选择“图片”，再选“剪贴画”选项，在屏幕的右侧出现“插入剪贴画”任务窗格(如图9)。



(2)在“搜索文字”栏中，输入“车”，单击“搜索”按钮，搜索结果中列出三张剪贴画，双击第一张小绿车的图片，把它插入到幻灯片中。


拖动图片周围的控制点，将图片放大。在插入图片的同时，会出现“图片”浮动工具栏，如图。如果没有出现，用鼠标在工具栏的空白处单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“图片”，可将“图片”工具栏调出。


(3)选中图片，单击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，调出“图片重新着色”对话框(如图10)。
在这个对话框中列出了这张图片中所用到的所有颜色，想更改哪个颜色，单击“更改为”一栏中颜色的下拉列表，从中选取要改的颜色，同时，右侧的预览框中就可以看到更改后的颜色效果。



插入超级链接


用Excel制作一个通讯录非常简单，而且如果你利用了超级链接功能，那你的通讯录功能就更强大了。你可以通过直接点击给你的朋友直接发邮件，了解详细资料。比如您把某个朋友的详细资料存在计算机上，或者某个网页上。


(1)将光标移到朋友的姓名上；


(2)选择“插入”菜单中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框。


(3)在“链接到文件或URL”输入条中指定需要链接的文件位置或Internet网址(如图11)。



(4)单击“确定”按钮，关闭“插入超级链接”对话框。


这样，我们就实现了在Excel工作簿中插入超级链接的目的，此后您只需单击该超级链接按钮，系统即会自动根据超级链接所显示的内容做出相应的处理(若链接的对象为Internet网址则自动激活IE打开该网址；若链接的对象为磁盘文件，则自动打开该文件；若链接的对象为同一个工作簿的不同单元格则自动从当前单元格跳转至该单元格)。

用Excel解方程


Excel不但统计数据功能强大，用它来解方程也是个不错的方法，它可以快速地解出一元一次方程，多元一次方程甚至可以迅速的求解高次方程。我们以10x-10=110这个方程为例，先来看看用Excel求解一元一次方程的方法。


新建一个Excel文档，使用A1单元格放置未知数x，先什么都不填，使这个单元格保持空白。将x的系数10填入A3单元格，将等号左边的常数项-10填入B3单元格，把等号右边的常数项110填入C3单元格。


将这些数填好后，在单元格D3中输入方程式左边的公式“=$A$1*A3+B3”，按一下回车键，这是可以看到D3单元格中会显示“-10”，由于A1单元格中现在没有数据，按“0”处理。打开“工具”菜单，选择“单变量求解”选项，会弹出“单变量求解”对话框。


“目标单元格”中默认输入了D3，这个单元格表示方程式等号左边的内容，在“目标值”后面的输入框中，输入“110”，也就是方程右边的值。点击“可变单元格”输入框后面的按钮，在Excel工作表中选择表示未知数x的单元格“A1”。


再单击输入框后面的按钮，回到“单变量求解”对话框(如图12)，单击“确定”按钮。



现在方程的解x的值“12”已经填在“A1”单元格中了，同时，还弹出了“单变量求解状态”对话框。

怎么样？这就是用Excel求解一元一次方程的操作步骤，还挺简单的吧！你可以把这个文件存为一个模板文件，以后解一元一次方程的时候，打开这个文件，替换相应位置的数字就可以了。